En muchas ocasiones escribir un email formal puede ser algo muy decisivo a la hora de comunicarse en inglés, a continuación aprenderás algunos trucos muy útiles para aprender a cómo redactar un email formal en inglés. Vamos a usar carta y email de una forma intercambiable. 

Cómo escribir una carta o un email formal en inglés:

Sigue la estructura de un email formal en inglés

Si sigues este ejemplo de estructura de email en inglés conseguirás transmitir tu mensaje de forma eficaz y rápida. 

La estructura de cualquier redación sea una carta o un email en inglés es igual, para esta necesitamos: 

Asunto

Saludo

Cuerpo del texto

Conclusión 

Firma

Con estos 5 elementos, vas a escribir un email en inglés formidable, ¡Hasta tu jefe estará orgulloso!

Empezamos entonces por el asunto…

Asunto o subject line.

Brevemente en unas 3 o 4 palabras debes darle un título a tu mensaje que aporte una idea general de lo que este trata, si este no está claro o no sintetiza el motivo o la idea del mensaje, puede que el receptor descarte el email.

“Application for store clerk (tu nombre)” si por ejemplo se trata de una situación urgente no dudes en incluir este dato en el asunto “URGENT! / IMPORTANT! Weekly report needed for tomorrow”

Saludo o greeting.

Existen muchos distintos saludos para cartas en inglés y estos varían en función de la relación que exista con la persona a la que se escribe.

Hi/Hello/Dear/Hey there, (nombre de la persona)  Cuando se escribe a una persona de confianza.

Dear Mr/Mrs/Ms (apellido de la persona) Desconocido o  alguien con el cual no mantienes una relación estrecha.

Dear Sir/Madam o ‘To whom it may concern’. Cuando no sabes a quién estás escribiendo.

Cuerpo del texto o body.

Aquí se encuentra el mensaje, y debemos comenzar este con una frase introductoria. 

“I’m writing in reference to the position for store clerk published in the newspaper… (resto del mensaje)”

“Thank you for your previous message…”

“It has come to my attention that…”

“Regarding…”

Conclusión o closing.

Aquí concluimos y recalcamos en un breve párrafo las ideas más importantes del mensaje y es aquí donde incluiremos cualquier tipo de pregunta o requisito si es que lo hay. También incluiremos nuestra despedida formal en inglés en este.

“Thank you for your consideration,  I look forward to hearing from you”

“Thank you for your time, I am looking forward to hearing from you”

“If you need anything else, please let me know and I shall try to help in any way I can”

Y seguido de esto pondremos toda la información personal que queramos compartir, a demás de una firma digital o logotipo de nuestra empresa si es que lo tenemos. Si no tienes una firma digital pre escrita, indaga aquí o escribenos y te hacemos una. 

 Sandra Wiliams 

Sales department. 

ABC. INC.

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Identifica tu objetivo: ¿Por qué un correo formal en inglés?

Antes de  escribir una carta en inglés, reflexiona sobre tus objetivos y lo que tu quieres que el lector entienda,  si tus ideas principales son más de una, es buena idea hablar de cada una de estas en distintos párrafos dentro del cuerpo.

Si por ejemplo quieres informar de una reunión urgente debes hablar de:

Cuando tomará lugar la reunión.

La finalidad e importancia de esta. 

Cómo deben de prepararse los reunidos para esta. 

A continuación, puedes usar palabras claves para marcar cada parte de tu email formal en inglés:

Firstly,

Secondly,

Thirdly,

I would also like to add,

Frases útiles para empezar un email en inglés: Deja clara tu intención en la introducción del texto.

El cómo empezar un email en inglés es algo fundamental ya que aquí dejamos clara la finalidad con la que enviamos un mensaje.  Se escribe en el comienzo del cuerpo del texto y dependiendo de cual sea el motivo por el que se escribe se pueden emplear unas u otras. A continuación puedes observar ejemplos de algunas frases útiles para empezar un email en inglés. 

“I am writing to enquire about …” 

“I am writing in reference to …”

“I am writing in connection with… “ 

Estas fórmulas se emplean de forma generalizada y en cualquier tipo de contexto. 

I am delighted to tell you… (para buenas noticias)

I regret to inform you that… (para malas noticias)

I am writing to let you know… (neutral)

Estas fórmulas se usan cuando la intención es informar al receptor de un suceso.

Estos ejemplos que te exponemos a continuación también te pueden ayudar para aprender cómo responder a un email en inglés, ya que tambien puede darse el caso de que tengas que escribir un email formal en respuesta a otro previo. 

I am writing in response to…

Thank you for…

Ten en cuenta a quién diriges tu mensaje.

Es muy importante saber quién es tu público y en base a esto fijar el tono del mensaje. Existen distintos grados de lenguaje formal para los emails y no será el mismo el que uses para escribirle a un compañero de trabajo que el que utilices para dirigirte hacia el jefe de tu empresa.

Para esto, cuando sea necesario, utiliza frases de cortesía, haz un sabio uso del “would”, “might”, “may” y “cloud”. Algunos ejemplos de cómo puedes utilizar estas courtesy fórmulas son:

“Send me the report” –  “Could you send me the report?”

“Tell me if you can meet with me tomorrow at 5pm” – “I’d like to arrange a meeting for tomorrow at 5 pm, please let me know if you’re available”

Cuando no sepas decir una palabra de forma formal en inglés, busca un sinónimo de esta que encaje en el contexto, esto hará que parezcas mucho más serio. 

“Job advertisement”-  “Job opening ,job Position,vacancy”

“Ask” – “request”

“Begin” – “launch, initiate”

Aprende a cómo expresarte en inglés de forma educada y correcta visitando nuestro post: Being Polite – Advanced (C1) listening  ¡No solo aprenderás a cómo mejorar tu lenguaje formal, también aprenderás lenguaje muy utilizado en el día a día!

Acaba con una despedida formal y apropiada.

La despedida de tu email en inglés debe ser amigable, formal y breve. Algunos ejemplos de despedidas para cartas en inglés son:

Regards,

Sincerely,

Best wishes ( amigable y cuando conoces y mantienes una buena relación cordial con la persona que conoces)

No digas, ¡a hug un abrazo o cordially!  

Se conciso y revisa tu email antes de enviarlo.

Tienes que tener en cuenta que un email debe ser concreto y rápido de leer, intentar abreviar tus oraciones lo máximo posible y dejar muy claro el mensaje en cada una de ellas. 

Y último pero no menos importante Always double check your text !!  Siempre antes de enviar tu carta o email en inglés, haz una revisión “proofread” de este, es aquí cuando debes corregir fallos gramaticales, sustituir ciertas palabras que sean demasiado coloquiales y en caso de que sea necesario, acortar y sintetizar tus oraciones.

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Conclusión:

Para redactar un email formal en inglés tan solo tienes que dividir la estructura del email formal en las distintas partes que  te hemos mostrado antes y tener en cuenta lo que has aprendido, si sigues estos sencillos pasos podrás comunicarte formalmente con quien quieras!. Recuerda que la estructura de una carta formal también puede servirte para escribir un email informal a un amigo o conocido.